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パワーポイント資料(プレゼンテーション資料)のお悩みを解決します!!

ビジネスパーソンにとって、今やプレゼンテーションは必要不可欠になっています。 皆さんもマイクロソフト社のパワーポイント(PowerPoint)を使ってプレゼンテーション資料を作成されていると思いますが、悩みもつきないことと思います。

弊社にはパワーポイント資料(プレゼンテーション資料)について、様々なご相談がありますが、その代表的なものは以下の3つです。

  1. 説得力のある内容にするのが難しい
  2. プレゼン資料作成の手順がわからない
  3. デザインセンスがない

皆さんもこのような悩みを抱えていないでしょうか? では、パワーデザインがこの代表的な3つのお悩みを解決しましょう!!

1.説得力のある内容にするのが難しい

説得力

もっとも多くの方が悩んでいるのがこの「説得力のある内容にするのが難しい」というものです。特に、ある程度、プレゼンテーションを経験した中級者以上の方は例外なくこの悩みを抱えていることと思います。 しかし、これはプレゼンテーションの永遠の課題といっても過言ではありません。

なぜなら、プレゼンテーションというのは、一人で行うものではなく、聞き手に対して自らの思いや考えを説明し、「理解してもらう」あるいは「納得し、行動してもらう」などの目的をもっています。その目的を達成するために、どのような内容で、また、どのような順序で説明したら、聞き手が分かってくれるかと悩むのです。 ですから聞き手が存在する限り、「説得力のある内容にするのが難しい」というのは、プレゼンテーションの永遠の課題なのです。

ただ、永遠の課題だからといって、解決策がない訳ではありません。
説得力を持たせるための、基本的な指針を簡単にご説明しましょう。

まず、プレゼンテーションというのは、種類によって
 ・説明型
 ・説得型
のどちらかに分かれます。

写真

『説明型』というのは、聞き手にプレゼンテーションの内容を「理解」してもらうことを目的にしており、そのため、概要から詳細に説明するのが基本的な流れです。 一方、『説得型』というのは、聞き手に対してプレゼンテーションの内容を「理解」してもらい、さらに何らかの「行動」を起こしてもらうことを目的としています。そのため、「課題」や「目標」を最初に提示し、その後、「課題の解決策」や「目標の達成方法」を提示するのが基本的な流れです。これを前提として理解しておく必要があります。

「説得力のある内容にするのが難しい」という場合、『説得型』プレゼンに該当するわけですから、まず、何が課題なのか、あるいは何が目標なのかを最初に提示し、その後、その解決策や目標達成方法を提示しなければなりません。課題や目標が曖昧だと説得力がないのです。

この基本を押さえながら、あとは、プレゼンテーションの目的や発表時間、聞き手の興味や状況に応じて、必要な情報を取捨選択し、並べ替えていくのです。 この「情報の取捨選択と並べ替えが難しいのだ」という意見がでてきそうですが(笑)、この点については、明確な1つの解決策はありません。ここはプレゼンテーションの肝の部分であり、悩まざるを得ないのです。 弊社でも構成については、毎回、「あーでもない、こーでもない」と悩んでいます(笑)。

なお、このあたりの具体的な手順については、「プレゼン標準ハンドブック」でご紹介していますので、興味のある方は一度、ご覧ください。

2.プレゼン資料作成の手順がわからない

主に初心者の方に多いのが、「プレゼン資料作成の手順がわからない」という悩みです。 プレゼン発表の日時は刻々と迫っているにも関わらず、

  • どこから手をつけてよいのか分からない。
  • パワーポイントを立ち上げたものの、なかなか資料が完成しない。
  • プレゼン資料が完成したけれども、これでよいのか不安

写真

などです。ただ、プレゼン経験者の方も最初のうちは、誰でもこのような感じだったのではないでしょうか?なぜなら、学生時代からプレゼンテーションの手順をしっかり学んだという方は少ないからです。 多くの方が、社会人になって、上司のプレゼンテーションを見て、自分の番になったときに、四苦八苦しながら、とりあえず、やってみる。そして、その時の失敗を糧に、書籍やインターネットを通じて学習し、改善している、というのが現状ではないでしょうか?

では、プレゼンテーション資料作成の手順がわからないという、初心者の方の場合、どうすればよいのでしょうか?まずはプレゼンテーションの基本的な手順を一通り学習することをおすすめします。手前味噌で恐縮ですが、「プレゼン標準ハンドブック」は、このようなプレゼン初心者のために書いた書籍です。プレゼンの準備から発表までの手順、そして、パワーポイントでの資料作成の手順や配色のルールなど、プレゼンテーションに必要な手順を一通り紹介しています。

ただ、「書籍を買って読んでいる暇がない」という方のために、簡単にその手順をご紹介しましょう。 プレゼンテーションの基本的な手順は以下の「8つのステップ」に分かれます。

8つのステップ

一般的に「プレゼン」、「プレゼンテーション」などといわれているのは、ステップ8の「プレゼン本番」にあたります。そして、プレゼン発表前のステップ7で「リハーサル」を行います。また、そのリハーサルの前に、ステップ1〜6でプレゼン資料を作成するのです。

ちなみに、パワーポイントを使うのは、ステップ5からです。
ステップ5の前に、ステップ1〜3で資料の構成を決定し、ステップ4で下書きをするのです。

このように、実に多くの手順を経て、プレゼン発表を迎えるのです。
プレゼン初心者の方は、まず、このプレゼンの基本的な手順を理解すべきなのです。
理論を事前に知っていれば、自ずと注意すべき点も明確になるはずです。

3.デザインセンスがない

  • 上司から「デザインセンスがない」といわれた
  • 自分には「デザインセンスがない」
  • デザインを修正したいけれども、どこを直せばよいのかわからない

イラスト

これもよく聞く悩みです。 確かに、「デザインセンスがない」とお嘆きの方の資料を拝見すると、レイアウトや配色に統一感がなく、バラバラになっていることが多いです。しかし、この点についても同情すべき点が多くあります。

なぜなら、多くのビジネスパーソンにとって”デザイン”を学ぶ機会など少ないからです。 しかし、パワーポイントで資料を作成すると、ビジュアル表現が要求されるため、デザインの基本を押さえた表現力も要求されてしまうのです。

ただ、「デザインセンスがない」と自分で感じている方の場合、センスがないと判断してしまうのは早計です。なぜなら、これまでデザインの学習をしていないだけで「デザインの基本的な知識を学習すれば改善できるかもしれないからです。そのような方も一度、「プレゼン標準ハンドブック」をお読みください。デザインの基本的な知識をコンパクトにまとめています。

デザインの目的

ただ、忙しい方のために、デザインの基本を簡単にご説明いたします。
まず、最初に理解していただきたいのは、デザインの目的です。
「デザイン」という言葉は、様々な分野で幅広く使われている言葉であり、業界や人によって、捉えている概念や目的が異なります。他の分野のことは分かりませんので、ここでは、プレゼンテーション資料を作成する上でのデザインの目的を明確にしましょう。

まず、プレゼンテーションのデザインの目的は、単なる見せかけをよくすることだけではなく、「情報を正確に伝えるために行うものである」ということです。これをしっかりと認識すべきなのです。この目的を理解せずに、デザインを行っても間違った方向に進む可能性があるのです。情報を正確に伝えるためには、「この方が格好良い」という主観的な判断ではなく、「どうすれば聞き手がわかりやすいか」を意識した客観的な判断が重要になるのです。つまり、聞き手が分かりづらいと判断したならそれは、駄目なデザインなのです。ここが重要です。

そして、その情報を正確に伝える目的のためのデザインの基本というのは、「レイアウト」と「配色」の2点に注意するのです。この2点を押さえればよいのです。

デザインのポイント1(レイアウト)

では、そのうちレイアウトをみてみましょう。
レイアウトの基本は統一感です。図の位置、形、大きさなどに統一感を持たせることです。
例えば、よく見かけるのが以下のような図です。

図

2ページにわたり、顧客や外注先とのやりとりを伝えているのですが、レイアウトと同様に図の配色がバラバラです。そのため聞き手がこの図を見たときには、全く異なる情報と理解する可能性があります。それでは、正確な情報を伝えているとはいえません。解決のためには、配色を統一することです。

図

デザインのポイント2(配色)

次に配色です。配色の基本的な考え方も統一感を持たせることです。 例えば、よく見かけるのが以下の配色です。

図

2ページにわたり、顧客や外注先とのやりとりを伝えているのですが、レイアウトと同様に図の配色がバラバラです。そのため聞き手がこの図を見たときには、全く異なる情報と理解する可能性があります。それでは、正確な情報を伝えているとはいえません。解決のためには、配色を統一することです。

図

つまり、ページ単位で配色を考えるのではなく、資料全体で配色を決定するのです。
ただ、配色で少しややこしいのが、

  • 何色を使えばよいのか?
  • 色の組み合わせ

ではないでしょうか?
何色を使えばよいのか?については、原色ではなく、薄い色を使うとセンス良く見えます。
また、色の組み合わせについては、色相環を参照し、ここから選択していくことになります。

図

これ以上の詳しい内容は、「プレゼン標準ハンドブック」に記載しているので、ここでは割愛しますが、いずれにしても何気なく色を選択するのではなく、聞き手に対して、何色を使うと情報が正確に伝わるかを考えながら配色していくのが基本です。

以上、ビジネスパーソンにとって、パワーポイント資料(プレゼンテーション資料)作成に関する代表的な3つのお悩みの解決策をご紹介させていただきました。 解決の糸口になれば幸いです。